¿Era la estandarización de la ciencia lo que Paul Otlet soñaba?
Publicado por Antonio FigueroaDecía Paul Otlet que para homogeneizar toda la información y hacerla accesible eran necesarios nuevos procedimientos. La documentación como ciencia comenzaba su andadura.
La sociedad de la información como modelo actual de sociedad ha marcado a las organizaciones. La evolución y cambios se han producido por la tecnología y el asentamiento de nuevos métodos de comunicación, obtención de la información y gestión de sus actividades.
El componente operativo en las tareas archivísticas de las organizaciones que se estimaba como función inprescindible en las actividades de soporte documental para conservación de la memoria debe concluir en una actividad estratégica de la mutación al mundo digital.
Los sistemas informáticos implementados mediante un soporte lógico son una exigencia de los nuevos tiempos para organizaciones de cualquier ámbito. Los aspectos que buscan estas organizaciones a la hora de gestionarse se centran en: la calidad, el talento y la seguridad.
En consecuencia ISO, Organizatión International for Standarization, crea un instrumento normativo que ordene la gestión de documentos con las necesidades estratégicas de las organizaciones. Se redacta una guía a fin de proponer un ciclo de mejora contínua PCDA Plan-Check-Do-Act cuya aplicación a las organizaciones se traducirá en beneficios. Es un proyecto de norma Management System for Records: Requeriments que describe como establecer este modelo e incluye:
- Definición de objetivos y estrategias operativas, roles y procesos documentales.
- Sistema de documentación que implemente la gestión de los recursos y requerimientos de formación y comunicación.
- Seguimiento y evaluación en las medidas de mejora.
La autoevaluación guiada y los procesos de la norma son efectivos para desarrollar la visión del management frente a la antigua posición de la gestión documental.
El proceso de normalización necesita de la aprobación de un equipo técnico como el TMB Technical Management Board que situará la gestión de documentos (y evidencias) en un plano estratégico en la gestión de las organizaciones.
La norma ISO 30300 de gestión documental es de gran importancia de cara a los estándares de archivística y gestión documental electrónicos, ocupando un lugar importante en la mejora contínua de cualquier sistema organizativo.
Hasta ahora ya existían normas ISO en el ámbito de la gestión documental (ISO 15489 de gestión de documentos o ISO 23081 de metadatos) pero la norma ISO 30300 es una norma de rango Management System Standard según terminología ISO.
Esta norma, que incide en los requisitos que debe cumplir cualquier sistema de organización para garantizar un funcionamiento orientado a la mejora contínua, está desarrollada por ISO, a través del Subcomité SC11 Archives/Records Management perteneciente al Comité 46 Information and Documentation.
Desde su publicación, cualquier sistema integrado de gestión debería ser la suma de: calidad+medioambiente+seguridad de la información+prevención de riesgos+gestión documental.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Bustelo Ruesta, C. (2009). La gestión de documentos y las evidencias en las organizaciones. Del plano operativo al plano estratégico: una propuesta desde la normalización. Revista española de documentación científica, 32 (4), 157-165.
¿Qué es la norma ISO 30300 de gestión documental? Lafuente, Rubén. Blocument: Productividad y Gestión Documental Creative Commons Attribution 3.0 Unported License (7 marzo, 2011).
